Kế toán mua hàng thực hiện các công việc: Lập đơn hàng mua, Lập phiếu nhập kho, Lập nhập hóa mua, Lập phiếu chi
Qui trình thực hiện | Chứng từ | Người tạo chứng từ |
ĐƠN HÀNG Mua POS | Đơn Hàng Mua | Kế Toán Mua Hàng |
Phiếu Nhập Kho | ||
Thanh Toán |
I.Định khoản
1.Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Nhập kho mua nguyên liệu, hàng hóa
- Nợ TK 152,153, 156.. Giá mua chưa có thuế GTGT
- Có: 331.. Trị giá hàng hóa
- Hóa Đơn Mua
- Nợ TK 133 .. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 331… Tiền Thuế GTGT (nếu có)
- Phiếu Chi
- Nợ TK 331… Tổng thành tiền phải trả
- Có TK: 111,112 Tổng thành tiền phải trả
2.Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo đơn, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
- Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
- Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
- Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
- Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
- Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho ghi nhận hóa đơn mua, thanh toán nhà cung cấp.
3.Ví dụ
- Ngày 25/06/2017, doanh nghiệp đặt hàng của CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHƯNG:
- Bạc Đạn 6414 Zz, số lượng 20, đơn giá 80.000đ, thuế GTGT 10%
- Đầu Có 240 – 14, số lượng 10, đơn giá 120.000đ, thuế GTGT 10%
- Ngày 25/06/2017, CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHƯNG cho nhân viên giao đủ hàng theo đơn mua hàng của doanh nghiệp và kèm theo hóa đơn.
=> Doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho số hàng đã mua trên, và thanh toán cho CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHƯNG.
II.Đơn Hàng Mua Nội Địa Lẻ:
1.Đường dẫn

2.Lập Mới Đơn Mua Hàng
Các bước thực hiện Lập Đơn Mua Vật Tư Hàng Hóa:
- Chọn menu Quản Trị Mua Hàng -> Mua Hàng Cửa Hàng -> Đơn Hàng Mua
- Thực hiện, màn hình Đơn Hàng Mua Nội Địa Lẻ hiển thị
- Chọn từ ngày … đến ngày …
- Thêm mới -> Kéo thanh trượt xuống dòng trống dưới cùng -> Click chọn loại yêu cầu

Cửa số 1: Thông tin Đơn Hàng:
Nhấp Tab lần lượt chuyển đến các ô nhập liệu khai báo thông tin
- Ngày Ghi Sổ: Ngày mua hàng
- Ngày Đặt Hàng: Ngày đặt hàng với NCC
- Công ty: Đơn vị mua
- Mã phòng ban: Phòng ban, trung tâm phân phối mua
- Mua từ NCC: Mã nhà cung cấp, người cung cấp hàng
- Tên NCC: Tên nhà cung cấp hệ thống sẽ lấy theo NCC hóa đơn
- Số Chứng Từ/Số Đơn Hàng: Hệ thống tự cấp hoặc Số chứng từ hệ thống Nhấn F4 hoặc hiển thị cấp số chứng từ.
- Diễn giải mua hàng: Nội dung, ghi chú, ..
- Mã Kho: Kho nhập hàng hóa vật tư
- Thanh Toán: Thanh toán Ngay/Công nợ
- Đã nhận: Cho biết đơn hàng đã nhập kho chưa
- Hóa đơn:Cho biết đơn hàng đã nhận hóa đơn chưa
- Trạng thái: Cho biết trạng thái đơn hàng: Mới,Điều Chỉnh, Xác nhận.
- Mã Tiền Tệ: Mặc định VND
- Tỷ giá: Mặc định 1
Cửa sổ 2:Thông tin vật tư hàng hóa
- Mã vật tư: Mã vật tư à Nhấn F4 hoặc … hiển thị danh sách
- Tên vật tư: Hệ thống sẽ lấy Mặc định theo Mã vật tư
- Diễn giải (Đặc điểm, qui cách):
- Số lượng: số lượng mua
- Đvt: Mặt định, có thể thay đổi theo mã vật tư giao dịch
- Đơn giá: giá mua
- Thành tiền: không thay đổi dữ liệu
- Nhóm VAT: Nhóm thuế TN trong nước, XK xuất khẩu
- Loại VAT: 5%,10%,..
- Số tiền VAT: Tiền thuế VAT không thay đổi dữ liệu
- Số tiền gồm VAT: Thành tiền + Số tiền VAT không thay đổi dữ liệu
- Hệ số Đvt: Mặt định
- Số lượng còn lại: Cho biết số lượng còn nhập kho là bao nhiêu
- Số lượng dự nhập: Cho biết dự kiến nhập kho là bao nhiêu
- Số lượng đã nhập: Cho biết số lượng đã nhập kho là bao nhiêu
- Số lượng đã chuyển hóa đơn: Cho biết đã ghi hóa đơn bao nhiêu
Các chức năng
- Xác nhận: Để xác nhận đơn hàng không thay đổi thông tin
- Chức năng này tự động tạo phiếu nhập kho
- Chức năng này tự động tạo phiếu chi nếu thanh toán ngay
- Mở lại/Điều chỉnh:
- Cho phép điều chỉnh thông tin đơn hàng với điều kiện, chưa nhập kho. Hệ thống sẽ hủy các phiếu chờ nhập kho, các phiếu chờ thanh toán
- In: In Đơn đặt hàng
- Hủy/Xóa: Xóa chứng từ/ đơn hàng với điều kiện chưa xác nhận và chưa nhập kho
- Chức năng:
- Tạo P.Nhập
- Tạo Hóa Đơn
- Tạo P.Chi
3.Phiếu Nhập Kho
Click Chọn đơn hàng cần nhập -> Tab: Phiếu Nhập

- Ngày ghi sổ: Ngày nhập kho
- Ngày chứng từ: Ngày thực hiện
- Số phiếu: Số phiếu nhập hệ thống tự cấp
- Mã kho: Mã kho, kho đơn hàng
- Diễn giải: Diễn giải nhập kho
- Hóa đơn: Số Hóa Đơn NCC
Thông tin vật tư/ hàng hóa:
- Mã vật tư
- Tên vật tư
- Diễn giãi
- Số lượng: à Có thể thay đổi theo số thực nhập kho
- Đơn vị tính
- Đơn giá
- Thành tiền
Chức năng:
- Xác nhận/Duyệt: Để xác nhận phiếu nhập àkhông thay đổi thông tin
- Mở lại/Điều chỉnh: Cho phép điều chỉnh thông tin phiếu nhập
- Phiếu nhập kho: In phiếu nhập
- Ghi sổ: Ghi sổ vật tư hàng hóa nhập vào kho
- Hủy/Xóa: Xóa chứng từ/ phiếu với điều kiện chưa xác nhận
4.Phiếu Chi
Click Chọn đơn hàng cần nhập -> Chức năng: Tạo P.Chi -> Tab: Phiếu Chi

- Ngày ghi sổ: Ngày trả tiền
- Số chứng từ/Số phiếu chi: Số phiếu chi hệ thống tự cấp
- Công ty
- Mã Ngân Quỹ: Chọn ngân quỹ Chi Nhấn F4 hoặc … hiển thị danh sách
- Tên ngân quỹ: tự động hiển thị theo Mã ngân quỹ
- Ngân quỹ chi hộ: Ngân quỹ đơn vị mua nếu(Công ty, Mã ngân quỹ không phải là đơn vị nợ tiền NCC)
- Tên ngân quỹ chi hộ: à Tự động hiển thị theo ngân quỹ chi hộ
- Nội dung/Diễn giải: Diễn giải phiếu chi
- Thanh toán NCC:
- Tên NCC
- Số Hóa Đơn:
- Tiền tệ
- Tỷ giá
Thông tin chi tiết chi:
- Loại chứng từ: Ghi Nợ
- Loại đối tượng: Nhà cung cấp
- Đối tượng: Mã NCC
- Nhóm Định Khoản: à Nhóm định khoản của NCC
- Số Tiền: Số tiền thanh toán
- Diễn giải
- Loại chứng từ: Hóa đơn
- Chứng từ hóa đơn
- Ký hiệu
- Áp chứng từ
- Số tiền VND: Số tiền* tỷ giá
- Tài khoản (Ghi nợ)
Chức năng:
- Đề Nghị Chi -> Hệ thống áp thanh toán tự động
- Xác nhận/Duyệt: Để xác nhận phiếu không thay đổi thông tin
- Mở lại/Điều chỉnh: Cho phép điều chỉnh thông tin phiếu
- In Ấn: In phiếu chi/ Phiếu hoạch toán
- Ghi sổ: Ghi sổ chi tiền
- Hủy/Xóa: Xóa chứng từ/ phiếu với điều kiện chưa xác nhận.